KUTIM – Pengelolaan arsip dalam sebuah instansi memiliki peran yang sangat penting. Setiap instansi dituntut untuk memanajemen arsip dengan baik agar semua data dan dokumen penting tetap tersimpan dengan rapi.
Banyak aspek yang mestinya diperhatikan dalam mengelola kearsipan, mulai dari penciptaan arsip, penggunaan arsip, pengelolaan asip, penyusutan arsip hingga pemanfaatan sumber daya manusia (SDM) kearsipan.
Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman (Perkim) Kabupaten Kutai Tmur (Kutim) menjadi contoh instansi yang baik dalam mengelola arsip. Pasalnya Dinas Perkim terpilih menjadi juara 1 lomba pengelolaan kearsipan tingkat Perangkat Daerah (PD) Tahun 2023.
Sekretaris Dinas Perkim Yuliansyah mengatakan keberhasilan yang pihaknya peroleh merupakan hasil dari kedisiplinan mengelola kearsipan, mengikuti aturan dan standart operational procedure (sop) yang berlaku.
“Kami juga sudah mulai menggunakan Aplikasi Srikandi dalam hal surat menyurat. Kami sangat berterima kasih atas keberhasilan ini, berkat bimbingan dari Arsiparis dan tim dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kutai Timur,” kata Yuliansyah.
Selain itu, kata Yuliansyah, keberhasilan Dinas Perkim tentu berasal dari peran besar kepala dinas dan para pejabat struktural, fungsional berserta seluruh staf Dinas Perkim. Seluruh staf membenahi dan mengelola kearsipan Dinas Perkim.
Disisi lain, Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kutim Yayu Eka Sari menyampaikan ada sejumlah aspek yang menjadi indikator penilaian pengelolaan kearsipan.
“Dari penciptaan arsip, penggunaan arsip, pengelolaan arsip, penyusutan arsip dan sumber daya manusia (SDM) kearsipan,” kata Yayu singkat. Diinformasikan sebelumnya, Dinas Perkim Kutim berhasil meraih juara 1 lomba pengelolaan kearsipan ditingkat OPD di Kutim 2023. Sementara peraih juara 2 Dinas Kesehatan, juara 3 Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang (PUPR). (Adv)